YTS Taşeron Takip Sistemi hakkında merak ettiğiniz her şey.
YTS; taşeron firmaların ve çalışanlarının belgelerini, iş süreçlerini ve denetimlerini dijital ortamda yönetmenizi sağlayan web tabanlı bir takip sistemidir.
Taşeron firma kaydı, çalışma talepleri (Çalışma İzin Formu), firma ve personel belgeleri, İSG eğitim ve sınavları, KKD kontrolleri, iş ekipmanı periyodik kontrolleri, personel/araç/ziyaretçi giriş–çıkışları, denetimler, iş kazaları ve uygunsuzluklar takip edilebilir.
Satın alma personeli firmayı unvan, NACE kodu ve tehlike sınıfı bilgileriyle sisteme ekler. Firma yetkilisine kullanıcı bilgileri e-posta ile iletilir ve firma, tanımlı belge şartlarını tamamlamaya başlar.
Sözleşme, şartname, gizlilik ve risk değerlendirme gibi firma belgeleri taşeron tarafından yüklenir, yetkili birim tarafından onaylanır. Her belgenin geçerlilik süresi ayrı tanımlanır ve süre dolmadan uyarı verilir.
Taşeron yetkilisi işe atayacağı personeli seçer ve her çalışan için istenen belgeleri (sağlık muayenesi, mesleki yeterlilik, İSG sertifikası, KKD teslim tutanağı vb.) PDF veya görsel olarak yükler. Belgeler İSGB ve doktor onayına düşer.
İSGB personeli çalışma talebine bağlı denetimleri sahada mobil cihazdan checklist ile yapar. Tespit edilen uygunsuzluklar fotoğrafla kaydedilir ve sorumluya aksiyon olarak atanır.
Güvenlik personeli aracı plaka üzerinden sorgular; ruhsat, sigorta ve sürücü belgeleri uygunsa giriş kaydı oluşturulur. İsteğe bağlı olarak bariyer ve otomatik geçiş sistemleriyle entegre çalışır.
İş ekipmanlarına ait periyodik kontrol raporları sisteme yüklenir ve onay sürecine alınır. Bir sonraki kontrol tarihi otomatik hesaplanır; yaklaşan kontroller için hatırlatma gönderilir.
Ziyaretçilere giriş öncesinde tesis kurallarını anlatan bir bilgilendirme filmi izletilir, onay alınır ve giriş–çıkış saatleri kayıt altına alınır.
Departman personeli Çalışma İzin Formu ile işin tanımını, yerini, tarihini, tehlikelerini ve gerekli KKD'leri girer. İSGB onayından sonra talep taşeron firmaya atanır ve belge süreci başlar.
Zamanlı görevler; belge ve sözleşme geçerliliği, mesai dışı çalışma, 11 saatlik yasal süre, gece ve yüksekte çalışma gibi durumları düzenli kontrol eder ve ilgili kişilere e-posta / SMS gönderir.
Kullanıcı tipleri ve yetkileri, Çalışma İzin Formu başlıkları, istenen belge listeleri ve geçerlilik süreleri, onay akışları, bildirim kuralları ve rapor şablonları işletmenize göre uyarlanabilir.
Geçerlilik süresi olan tüm belgeler: firma sözleşmeleri, sağlık muayene formları, İSG eğitim sertifikaları, mesleki yeterlilik belgeleri, ekipman periyodik kontrol raporları ve araç evrakları.
Taşeron çalışanı telefonundan eğitim videolarını izler ve ardından çoktan seçmeli sınavı çözer. Başarılı olan çalışanın eğitim kaydı otomatik oluşur; başarısız olanlar sahaya alınmaz.
Denetim, kaza veya uygunsuzluk kayıtlarından doğan aksiyonlar sorumlu kişiye ve termin tarihine atanır. Aksiyon kapatılana kadar durumu izlenir ve gecikmelerde hatırlatma yapılır.
Firma çalışan raporu, tesiste kalma süresi raporu, aydınlatma metni raporu, denetim raporları ve kullanıcı işlem raporları başta olmak üzere tüm listeler Excel veya PDF olarak alınabilir.
Rol tabanlı bir yapı vardır. Her kullanıcı tipi yalnızca kendi sürecine ait ekranları ve işlemleri görür; yetkiler ekran ve işlem bazında ayrıca düzenlenebilir.
Süresi dolan veya güncellenen belgelerin eski sürümleri silinmez, arşivde saklanır. Denetim ya da olası bir kaza incelemesinde geçmişe dönük kanıt olarak kullanılabilir.
Evet. Firma, personel ve satın alma verileri API veya veri aktarımı yoluyla mevcut ERP ve İK sistemlerinizle eşleştirilebilir.
Belgesi, eğitimi ve sağlık onayı eksik olan hiçbir taşeron çalışanı sahaya giremez. KKD checklist'leri, denetimler ve otomatik uyarılar sayesinde riskler iş başlamadan önce yakalanır.
